5 Jenis Aplikasi Absen yang Sering Umum Digunakan Banyak Perusahaan

 SIAPA yang tidak mengenal mesin absensi saat ini, tidak hanya di kalangan instansi pemerintahan, perusahaan swasta, sekolah, bahkan usaha kecil menengah pun mulai menggunakan perangkat mesin absensi untuk mendeteksi kehadiran para karyawannya yang bisa kita temukan dengan mudah. Penggunaannya mesin absensi di Indonesia mulai populer sejak tahun 1997 karena sifatnya yang lebih efisien dan mudah.

Namun sebenarnya mesin ini sudah lama dirancang oleh para ilmuwan sejak tahun 1888, pada tahun tersebut seorang ahli bernama Willard L. Bundy membuat sebuah mesin pengukur waktu guna menghitung lama kerja yang dilakukan para karyawan. Usaha ini kemudian dilanjutkan oleh adik Bundy yang bernama Harlow E. Bundy yang melanjutkan pengembangan mesin pencatat waktu tersebut, sebelum Harlow meninggal di tahun 1916, ia telah banyak memproduksi mesin pencatat waktu.

Perkembangan produksi mesin absensi terus mengalami evolusi dari tahun ke tahun, awalnya perangkat mesin ini hanya berasal dari bahan kayu saja, namun kini kita bisa menemukan perangkat mesin absensi dengan menggunakan bahan yang terbuat dari besi yang solid bahkan sudah dengan perangkat lunak (software).

Selanjutnya perkembangan mesin absensi pun terus mengalami inovasi dari waktu ke waktu dalam hal fungsi dan pendeteksian, salah satunya sistem biometric untuk mendeteksi karakter-karakter khusus, diantaranya yang bisa dideteksi adalah sidik jari, suara dan juga wajah, bahkan saat ini juga sudah dikembangkan mesin absensi dengan sistem digital salah satu caranya adalah dengan memasukkan kartu absensi atau menggunakan password sehingga dapat terdeteksi.

Mesin absensi pertama dikenal sebagai Mesin Bundy atau mesin absensi kartu (check clock). Setiap akan mulai kerja, pekerja memasukkan kartu miliknya ke celah yang terdapat pada mesin absensi tersebut sehingga tercetak tanggal serta waktu saat itu. Mesin absensi kartu cukup cepat, tetapi boros kertas dan tinta, guna mengatasi hal tersebut, dibuatlah mesin absensi digital yang menggunakan barcode, kartu magnetik, atau kata sandi.

Mesin absensi digital sangat efisien, tapi masih rawan terhadap kecurangan, pekerja yang terlambat atau tidak masuk kerja bisa menitip absen pada rekannya, dengan alasan ini data biometrik, seperti sidik jari, pola wajah dan retina digunakan pada mesin absensi sehingga pekerja tidak bisa mewakilkan catatan kehadirannya pada orang lain.

Mesin absensi sidik jari awalnya menggunakan menggunakan sensor cahaya, seiring berkembangnya teknologi mesin sidik jari juga menggunakan berbagai jenis sensor lainnya, seperti ultrasonik dan panas. Mesin absensi sidik jari mengalami perkembangan yang pesat, baik dari segi perangkat keras yang semakin peka, maupun perangkat lunak yang algoritmanya yang semakin baik.

Alat tersebut dapat mendeteksi dengan cepat, rata-rata sekitar 3 detik dengan tingkat kesuksesan sampai dengan 90 persen. Basis data untuk menampung jumlah sidik jari dan rekam absensi juga semakin besar, akan tetapi mesin absensi sidik jari memiliki beberapa kekurangan, karena menggunakan perangkat keras atau hardware ketika ada kerusakan atau pengembangan harus membeli baru atau harus mengeluarkan biaya tambahan untuk upgrade.

Hingga kini masuk ke era digital, sistem absensi online dengan pengenalan biometrik wajah sangat berkembang, penggunan tinggal mengunduh aplikasi absen salah satunya Talenta by Mekari dengan menggunakan pengenalan wajah tingkat kecurangan hampir tidak akan ada, selain itu penggunaan sistem cloud computing memudahkan karyawan untuk melakukan absensi kapan dan dimana saja tanpa harus ke kantor terlebih dahulu.

Kehadiran karyawan merupakan salah satu informasi penting yang digunakan sebagai salah satu pedoman untuk pengembangan suatu perusahaan. Informasi mengenai kehadiran serta keterlambatan karyawan perusahaan melakukan pemantauan kinerja dari masing-masing karyawan.

Ketika terjadi kesalahan dalam perhitungan data kehadiran, karyawan bisa saja mendapatkan gaji yang tidak sesuai. Hal ini tentu dapat memicu terjadinya kesalahpahaman antara perusahaan dengan karyawan. Maka dari itu perusahaan khususnya pihak personalia perlu melakukan pencatatan kehadiran karyawan secara cermat dan teliti. Berikut adalah lima jenis mesin absensi terpopuler di Indonesia yang dapat memudahkan pencatatan kehadiran karyawan.

1. Mesin Absensi Manual

Mesin absensi manual merupakan salah satu tipe mesin pertama kali yang digunakan perusahaan sejak kurang lebih dua abad silam, umumnya mesin ini juga biasa disebut dengan mesin “ceklok” oleh banyak orang. Absensi ini menggunakan mesin almano atau mesin absensi dengan sistem ceklok, jadi pegawai yang ingin mengisi kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin amano, dan secara otomatis kartu jam hadir akan mencetak jam hadir atau pulang karyawan sesuai dengan jam kantor.

Kelebihan dari mesin absensi kartu ini adalah mudah digunakan, selain itu pegawai atau pekerja tidak bisa menulis waktu hadir atau pulang dengan sekendak hati, bagian penggajian akan sedikit terbantu pada saat merekap jam hadir pekerja, karena lebih rapi dan mudah dilihat

2. Mesin Absensi Sidik Jari

Sesuai dengan namanya absensi ini menggunakan sidik jari untuk mendeteksi kehadiran karyawan. Mesin absensi ini sangat diminati oleh setiap perusahaan karena sangat mudah untuk digunakan, para karyawan cukup menempelkan jarinya pada sensor yang ada pada mesin ini, maka kehadiran tersebut akan tercatat secara otomatis.

3. Mesin Absensi Magnetic Card

Mesin ini adalah kombinasi antara mesin absensi digital dan juga mesin absensi kartu manual. Mesin absensi magnetic card ternyata telah dipergunakan sejak lama. Aktivitas absensi dengan menggunakan mesin ini cukup mudah, para karyawan hanya cukup menggesekkan atau men-tap kartu mereka pada mesin yang tersedia, ini menunjukkan jika pemakaian mesin absensi ini lebih sederhana karena para karyawan hanya perlu menggesekkan kartu atau ID Card mereka.

4. Mesin Absensi Biometrik

Teknologi biometrik digunakan untuk mengukur dan menganalisis karakteristik pribadi, baik itu secara fisik maupun perilaku. Karakteristik ini termasuk sidik jari, pola suara, ukuran tangan, mata dan lainnya, semuanya digunakan untuk mengidentifikasi karakteristik manusia dan untuk memverifikasi identitas mereka masing-masing. Dikarenakan beberapa faktor tersebut, maka diciptakanlah mesin absensi biometrik.

Sistem absensi dengan sistem sidik jari atau fingerprint juga merupakan salah satu bentuk absensi biometrik, namun sebetulnya sistem absensi biometrik lebih spesifik daripada sekadar fingerprint. Teknologi biometrik memungkinkan mesin untuk mendeteksi beragam karakteristik manusia secara lebih spesifik seperti wajah, suara, serta mata manusia.

5. Mesin Aplikasi Absen Online

Perkembangan aplikasi absen online merupakan salah satu terobosan penting di bidang teknologi. Aplikasi absensi semacam ini memungkinkan data kehadiran tersimpan dalam database berbasis cloud. Melalui perusahaan tidak perlu menyediakan perangkat absensi secara khusus demi melakukan pencatatan absensi karyawan setiap harinya.

Perusahaan hanya perlu membuat akun khusus yang dapat dikelola oleh admin. Selain itu, masing-masing karyawan juga dapat dibuatkan akun khusus yang digunakan untuk mencatatkan kehadirannya setiap harinya. Absensi dengan aplikasi absen online juga memungkinkan karyawan mencatatkan kehadirannya ketika melakukan pekerjaan di luar kantor. Karyawan hanya perlu mengambil foto diri di lokasi tertentu yang sudah disepakati oleh perusahaan. Artinya, karyawan tidak perlu melakukan absensi secara langsung di kantor, misalnya ketika karyawan mendapat tugas diluar kantor.

Pemilihan penggunaan sistem absensi karyawan pada perusahaan tentunya bertujuan untuk memudahkan pencatatan data kehadiran para karyawan serta membantu segala kesulitan terkait dengan kehadiran yang bertujuan untuk mencegah adanya kesalahan dalam pencatatan kehadiran karyawan.

Sebagai HR harus memastikan perusahaan memilih sistem atau layanan kehadiran terbaik demi menunjang tujuan tersebut, apa lagi dengan perkembangan teknologi dan informasi saat ini yang serba cepat dan mudah diakses. Salah satu layanan kehadiran terbaik yang dapat menjadi solusi perusahaan adalah Talenta by Mekari, sebuah layanan kehadiran dengan memanfaatkan mobile, online, serta menggunakan biometrik wajah.

Layanan Talenta by Mekari juga dilengkapi dengan fitur pencatatan kehadiran dapat dilakukan di manapun lokasi yang telah ditentukan dengan bantuan fitur gps.  Fitur ini sangat membantu karyawan nantinya, khususnya karyawan yang cenderung bekerja tidak bisa hadir langsung di kantor atau mobile. Jadi bagaimana menyampaikan kesulitan yang anda alami terkait dengan kehadiran karyawan, anda dapat masuk ke halaman website kami dan melalui live chat di pojok kanan bawah.

Manakah Model Absensi yang Tepat untuk Melacak Data Jam Kerja

Di Talenta by Mekari kami memberdayakan perangkat mobile sebagai alat untuk mengambil data jam kerja karyawan. Selain untuk meningkatkan kemampuan integrasi, mengurangi kecurangan serta tentunya menciptakan pengalaman yang lebih baik dalam menggunakan device mobile.

Tentunya kami yakin dengan teknologi mobile ditambah pengenalan pola wajah adalah metode terbaik untuk pelacakan waktu absensi. Kenapa kami bisa menyimpulkan seperti itu.

1. Melakukan proses absensi adalah hal yang membosankan

Seberapa sering pimpinan atau manajer harus mengingatkan karyawan untuk melakukan absensi pada hari-hari tertentu? Seberapa sering bagian personalia atau SDM kesulitan untuk melacak waktu absensi setiap orang dalam suatu organisasi? Melakukan pelacakan waktu kerja setiap orang adalah pekerjaan yang sangat membosankan bagi karyawan & supervisor. Apalagi bila sistem absensi digital sering kali membutuhkan entri manual, sehingga membuat rentan terhadap kesalahan entri.

2. Lengkap

Talenta by Mekari adalah solusi berkesinambungan. Ini bukan hanya tentang perekam data. Semua hal dari A -Z seperti master data karyawan, master data jam kerja, atau transaksi data jam kerja telah tersedia disini. Anda hanya perlu duduk manis saja. Bila anda mengakomodasi sistem dari perangkat khusus yang anda beli di pasaran mungkin telah menyertakan aplikasi sederhana untuk mengatur itu. Namun tentu saja itu belum bersifat online. Koneksi yang dibutuhkan untuk supervisi realtime pun harus khusus.

3. Fraud aka Titip Absen

Seberapa jauh anda bisa mengawasi data daftar sidik jari pada database anda? Mungkinkah itu jempol milik si A atau itu klingking milik si B. Talenta by Mekari memiliki fitur unik dalam enrollment dan supervisi sample validasi, pola wajah mungkin telah disimpan dalam data binary, tapi kami tetap dapat menampilkan sample wajah setiap orang yang terdaftar, bahkan melakukan eliminasi otomatis pada wajah yang tidak memiliki kemiripan dengan sampel awal. Kami telah perhitungkan semua hal itu.

4. Mobilitas & Fleksibel

Talenta by Mekari dapat anda bawa keliling, namun tentu juga dapat anda pasang model kiosk dengan menambahkan braket dinding untuk perangkat tablet atau ponsel pintar anda. Sentuhan hanya untuk pilihan masuk keluar dan input pin, sisanya sistem yang bekerja.

Seberapa sering bagian personalia atau SDM kesulitan untuk melacak waktu absensi setiap orang dalam suatu organisasi? Melakukan pelacakan waktu kerja setiap orang adalah pekerjaan yang sangat membosankan bagi karyawan & supervisor. (*)

Sumber: